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Consultez vos e-mails depuis un ordinateur, directement dans votre navigateur.
Gestion des e-mails — Les Viducasses
ESPACE RÉSERVÉ À L’ADMINISTRATION
Gestion des e-mails
Retrouvez ici tout ce qu’il faut pour accéder aux messageries des Viducasses, les installer sur vos appareils et effectuer les demandes liées aux adresses @les-viducasses.fr.
Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques : les procédures sont expliquées étape par étape.
ACCÈS DIRECT
Actions rapides
Choisissez simplement ce que vous souhaitez faire.
Utiliser une messagerie
Ouvrir ma messagerie
Installer une boîte sur mon téléphone
Ajoutez une adresse des Viducasses dans Gmail pour recevoir et envoyer vos messages depuis votre téléphone ou votre tablette.
Voir le tutoriel
Suivez la démonstration étape par étape si vous préférez voir exactement où cliquer.
Faire une demande
Créer une boîte e-mail
Pour recevoir et envoyer avec une nouvelle adresse professionnelle des Viducasses.
Créer une adresse vitrine
Pour avoir une adresse au nom des Viducasses qui transmet les messages vers votre adresse personnelle.
Mot de passe perdu ?
Demandez un nouvel accès si vous n’arrivez plus à vous connecter à une boîte existante.
Avant d’utiliser votre messagerie
Ne transmettez le mot de passe d’une vraie boîte qu’aux personnes qui ont réellement besoin d’y accéder. Méfiez-vous des messages inattendus qui demandent un mot de passe, un paiement, des informations personnelles ou qui vous poussent à agir dans l’urgence.
En cas de doute : ne cliquez pas, ne répondez pas et demandez une vérification.
Vous avez reçu un e-mail suspect ?
Transférez directement le message suspect à l’adresse ci-dessous afin qu’il puisse être analysé. Dans l’objet du message transféré, indiquez : Demande de vérification d'email suspect.
analyse@les-viducasses.fr
Demande de vérification d'email suspect
NAVIGATION
Sommaire de la page
Cliquez sur une rubrique pour aller directement à l’explication qui vous intéresse.
LES VIDUCASSES
Les adresses déjà mises en place
Les Viducasses disposent de vraies boîtes e-mail et d’adresses alternatives. Une adresse alternative permet d’écrire à un nom facile à retenir, tout en faisant arriver le message dans la boîte principale prévue pour le traiter.
Association
association@les-viducasses.fr
Cette boîte sert aux communications générales et officielles de l’association.
Adresse alternative
contact@les-viducasses.fr
Les messages envoyés à contact@ arrivent dans la boîte association@.
Usage conseillé : afficher contact@ sur le site, les flyers et les supports publics. Les réponses peuvent ensuite partir de association@, une adresse plus institutionnelle.
Alice — Présidente
alice@les-viducasses.fr
Cette boîte est destinée aux échanges de la présidente lorsqu’elle souhaite communiquer directement au nom de l’association.
Adresse alternative
presidence@les-viducasses.fr
Les messages envoyés à presidence@ arrivent dans la boîte d’Alice.
Usage conseillé : communiquer presidence@ lorsqu’on veut mettre en avant la fonction. Utiliser alice@ lorsque l’échange est plus personnel et directement porté par la présidente.
ACCÈS AUX MESSAGES
Comment consulter vos e-mails ?
La méthode la plus simple dépend de l’appareil que vous utilisez.
Sur un ordinateur
Utilisez directement le webmail. Vous n’avez rien à installer.
Ouvrez la page du webmail.
Entrez l’adresse e-mail complète.
Entrez le mot de passe de la boîte.
Vous pouvez lire, répondre et envoyer vos messages.
Sur un téléphone ou une tablette
Ajoutez la boîte des Viducasses comme un nouveau compte dans l’application Gmail. Elle apparaîtra comme une messagerie séparée de votre compte personnel.
Ouvrez Gmail, choisissez « Ajouter un compte », puis sélectionnez « Autre ».
Entrez l’adresse e-mail complète et le mot de passe qui vous ont été transmis par e-mail.
Suivez les étapes proposées par Gmail. Pour recevoir les messages, utilisez les paramètres IMAP indiqués sur cette page.
Pour envoyer les messages, utilisez ensuite les paramètres SMTP indiqués sur cette page.
Terminez la configuration en suivant les indications de Gmail. La vidéo montre toute la procédure, écran par écran.
TUTORIEL
Utiliser votre messagerie pas à pas
La vidéo montre exactement où cliquer pour se connecter, sécuriser sa boîte et l’installer sur téléphone ou tablette.
▶
Tutoriel vidéo — Gestion des e-mails
La vidéo complète sera affichée ici.
Dans cette vidéo, vous verrez :
Comment se connecter à sa messagerie sur ordinateur.
Comment ajouter une boîte e-mail sur téléphone ou tablette.
Comment modifier son mot de passe.
Comment recevoir et envoyer un message.
Comment utiliser les paramètres IMAP et SMTP.
Comment effectuer une demande depuis la page Gestion des e-mails.
CONFIGURATION MOBILE
Installer une boîte sur téléphone ou tablette
Pour recevoir et envoyer les e-mails directement depuis Gmail, vous aurez besoin de l’adresse complète de la boîte, de son mot de passe et des deux paramètres ci-dessous.
IMAP
IMAP permet à votre téléphone d’afficher les messages de la boîte et de garder son contenu synchronisé.
Serveurmail.les-viducasses.fr
Port SSL993
Sécurité : choisissez une connexion SSL.
Ce réglage protège la connexion utilisée pour recevoir vos messages. Si l’application propose une option sécurisée SSL ou SSL/TLS, sélectionnez-la.
Ce réglage protège la connexion utilisée pour recevoir vos messages. Si l’application propose une option sécurisée SSL ou SSL/TLS, sélectionnez-la.
SMTP
SMTP permet à votre téléphone d’envoyer des messages avec l’adresse professionnelle de la boîte.
Serveurmail.les-viducasses.fr
Port SSL465
Sécurité : choisissez une connexion SSL.
Ce réglage protège la connexion utilisée pour envoyer vos messages. Si l’application propose une option sécurisée SSL ou SSL/TLS, sélectionnez-la.
Ce réglage protège la connexion utilisée pour envoyer vos messages. Si l’application propose une option sécurisée SSL ou SSL/TLS, sélectionnez-la.
Identifiant et mot de passe
Utilisez l’adresse e-mail complète et le mot de passe qui vous ont été transmis lors de la création de votre boîte. Aucun mot de passe n’est affiché sur cette page.
Fréquence de synchronisation : choisissez 15 minutes
Dans le parcours Gmail présenté dans le tutoriel, choisissez 15 minutes. C’est le réglage conseillé pour vérifier régulièrement les nouveaux messages. Si vous attendez un message important, vous pouvez également actualiser la boîte manuellement.
COMPRENDRE SANS JARGON
Quelle différence entre une boîte mail, une adresse mail alternative et une adresse vitrine ?
Ces trois solutions ne servent pas au même besoin. Voici la façon la plus simple de les distinguer.
Boîte e-mail
Une vraie messagerie. Elle peut recevoir, conserver et envoyer des messages avec sa propre adresse.
association@...→sa propre boîte
Accès réservé : partagez les identifiants uniquement avec les personnes qui ont réellement besoin de gérer cette boîte.
Adresse alternative
Une deuxième adresse reliée à une boîte existante. Elle permet de communiquer un autre nom sans créer une nouvelle boîte.
contact@...→association@...
Exemple : le public écrit à contact@les-viducasses.fr, mais le message arrive dans la boîte association@les-viducasses.fr.
Adresse vitrine
Une adresse professionnelle qui transmet les messages directement vers votre adresse personnelle. Elle ne possède pas sa propre boîte de messagerie.
jeanmichel@...→son Gmail personnel
Important : si Jean-Michel répond depuis son Gmail personnel, c’est son adresse personnelle qui apparaîtra comme expéditeur.
La règle la plus simple
Vous devez recevoir et envoyer avec cette adresse ? Demandez une boîte e-mail.
Vous avez seulement besoin d’une adresse professionnelle pour recevoir ? Une adresse vitrine peut suffire.
GESTION
Gérer les adresses de l’association
Les demandes simples peuvent être envoyées depuis cette page. Les modifications plus importantes sont traitées au cas par cas.
Créer une boîte e-mail
Pour une personne ou une fonction qui doit recevoir et envoyer des messages sous une nouvelle adresse des Viducasses.
Faire la demandeCréer une adresse vitrine
Pour recevoir les messages d’une adresse professionnelle directement dans une adresse personnelle.
Faire la demandeRéinitialiser un mot de passe
À utiliser si l’accès à une boîte est perdu ou si le mot de passe doit être remplacé pour des raisons de sécurité.
Réinitialiser l’accèsAutre demande
Installation difficile, modification particulière, suppression, problème inhabituel ou toute autre question.
Faire une demande d’assistanceCertaines demandes nécessitent une validation avant d’être réalisées
Envoyer un formulaire ne crée pas immédiatement une messagerie et ne modifie pas immédiatement une boîte existante. Les opérations sensibles, comme la création d’une nouvelle boîte e-mail ou la réinitialisation d’un mot de passe, sont vérifiées auprès des responsables désignés pour approbation avant leur mise en place.
CONTRÔLE & VALIDATION
Comment les demandes sont-elles traitées ?
Le but est de garder les choses simples tout en évitant qu’une modification importante soit faite sans que les responsables de l’association soient au courant.
1
Assistance simple
Installation, question technique ou aide à l’utilisation : la demande peut être traitée directement.
Pas de validation particulière2
Adresse vitrine
La demande est vérifiée et une personne référente de l’association peut être informée afin de garder une vue claire sur les adresses utilisées.
Information du référent3
Opération sensible
Créer une vraie boîte ou réinitialiser l’accès à une boîte existante peut nécessiter la validation d’une personne référente avant intervention.
Validation avant exécutionDes personnes de référence pour garder le contrôle
Les personnes de référence permettent à l’association de garder une vue claire sur les créations, les accès et les opérations importantes liées aux messageries.
Référente du projet digital
Lucette Facorat
À l’origine de l’initiative du projet digital et web des Viducasses, qui a notamment permis la mise en place du site internet et des nouvelles adresses professionnelles de l’association.
Référente institutionnelle
Alice Bounet
Présidente des Viducasses et personne de référence pour les décisions concernant l’utilisation et l’organisation des messageries de l’association.
Selon la nature de la demande, l’une des personnes de référence peut être informée ou sollicitée pour validation.
SÉCURITÉ
Protéger votre messagerie
Une adresse professionnelle peut recevoir des spams, de faux messages ou des tentatives d’arnaque. Quelques réflexes simples suffisent à éviter la majorité des erreurs.
1
Ne communiquez jamais votre mot de passe en réponse à un message inattendu.
Un service sérieux ne vous demandera pas votre mot de passe complet par e-mail.
2
Vérifiez l’expéditeur avant de cliquer.
Un nom ou un logo peut être copié. Regardez l’adresse réelle de l’expéditeur.
3
Méfiez-vous des demandes urgentes d’argent ou d’informations personnelles.
Une urgence inhabituelle est une raison de vérifier, pas une raison de cliquer plus vite.
4
N’ouvrez pas une pièce jointe inconnue simplement parce qu’elle semble officielle.
Si vous n’attendiez pas ce document, vérifiez d’abord son origine.
5
En cas de doute, transférez le message à analyse@les-viducasses.fr avant d’agir.
Utilisez l’objet « Demande de vérification d'email suspect » afin d’identifier clairement la demande.
6
Ne transmettez pas le lien de cette page à une personne non autorisée.
La page Gestion des e-mails est réservée aux personnes autorisées à administrer ou utiliser les messageries de l’association.
7
Ne transmettez pas le mot de passe qui protège cette page.
Le mot de passe d’accès à cette page est différent des mots de passe des boîtes e-mail et doit rester réservé aux personnes autorisées.
Vérification d’un e-mail suspect
Transférez le message suspect à analyse@les-viducasses.fr et indiquez comme objet Demande de vérification d'email suspect.
analyse@les-viducasses.fr
Demande de vérification d'email suspect
POUR ALLER PLUS LOIN
Paramètres avancés
Cette partie est facultative. Elle peut être utile si vous utilisez une autre application que Gmail sur votre téléphone ou votre tablette, si un logiciel vous demande un réglage particulier, ou simplement si vous souhaitez mieux comprendre le fonctionnement technique de votre messagerie.
À quoi sert IMAP ?
IMAP sert à recevoir et synchroniser les messages. Il permet de consulter la même boîte depuis plusieurs appareils tout en gardant les messages, les dossiers et les états de lecture cohérents entre les appareils.
À quoi sert SMTP ?
SMTP sert à envoyer les messages. Quand vous ajoutez une boîte professionnelle sur un téléphone, IMAP s’occupe de la réception et SMTP s’occupe de l’envoi.
À quoi servent SSL et TLS ?
SSL et TLS sont des technologies utilisées pour sécuriser la connexion entre votre appareil et le serveur de messagerie. TLS est la technologie moderne ; certaines applications utilisent encore les mots « SSL », « SSL/TLS » ou une formulation proche pour désigner le réglage sécurisé.
Ce qu’il faut retenir : lors de la configuration, choisissez toujours l’option de connexion sécurisée proposée par l’application. Avec les paramètres indiqués sur cette page, utilisez le port IMAP 993 et le port SMTP 465 avec la sécurité activée. Si l’écran affiche « SSL », « TLS » ou « SSL/TLS », sélectionnez l’option sécurisée correspondant au tutoriel.
Et POP ?
POP est une autre méthode permettant de récupérer les messages. Elle est moins adaptée lorsqu’on veut utiliser la même boîte sur plusieurs appareils. Elle n’est donc pas utilisée dans le tutoriel principal.
Serveur POPmail.les-viducasses.fr
Port POP sécurisé995
Utiliser Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou une autre application
Les mêmes principes restent valables : utilisez IMAP pour recevoir et synchroniser les messages, et SMTP pour envoyer. Si une application vous demande un paramètre de sécurité, choisissez l’option sécurisée SSL, TLS ou SSL/TLS correspondant aux réglages disponibles.
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